“Wi-Fi ใช้รหัสอะไรคะ?”
เป็นคำถามที่พนักงานต้อนรับได้ยินอยู่บ่อย ๆ หลายโรงแรมจึงเตรียมคูปอง Wi-Fi หรือจดชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านไว้ให้แขกตอนเช็กอิน แต่ถ้าแขกใช้เลขห้องและนามสกุลของตัวเองเข้าสู่ระบบได้เลย ก็ช่วยลดขั้นตอนทั้งตอนแจกบัญชีและตอนเข้าใช้งาน
สำหรับโรงแรมที่ใช้ OPERA Cloud อยู่แล้ว Portalista สามารถเชื่อมต่อผ่าน Oracle Hospitality Integration Platform หรือ OHIP เพื่อนำข้อมูลการเข้าพักมาตรวจสอบสิทธิ์ Wi-Fi ได้ เมื่อแขกกรอกข้อมูล ระบบจะตรวจสอบว่าเป็นผู้เข้าพักที่เช็กอินแล้ว ก่อนอนุญาตให้ใช้งานตามเงื่อนไขของโรงแรม
แขกเข้าใช้งานอย่างไร?
หลังเชื่อมต่อ Wi-Fi ของโรงแรม แขกจะพบหน้าเข้าสู่ระบบและทำตามขั้นตอนง่าย ๆ ดังนี้
01
กรอกเลขห้องและนามสกุล
ใช้ข้อมูลให้ตรงกับรายการเข้าพัก
02
ตรวจสอบกับ OPERA Cloud
Portalista ตรวจข้อมูลและสถานะการเช็กอินผ่าน OHIP
03
สร้างบัญชีและให้สิทธิ์ Wi-Fi
เมื่อข้อมูลถูกต้องและอยู่ในช่วงที่อนุญาต ระบบจะให้สิทธิ์ตามที่โรงแรมตั้งไว้
หากข้อมูลไม่ตรงกัน หรือระบบยังยืนยันการเข้าพักไม่ได้ แขกจะยังไม่ผ่านการเข้าสู่ระบบ และสามารถติดต่อพนักงานให้ช่วยตรวจสอบข้อมูลได้
หน้าเข้าสู่ระบบยังปรับโลโก้ ภาพประกอบ ภาษา และข้อความแนะนำให้เข้ากับโรงแรมได้ด้วย ตัวอย่างในบทความนี้ใช้ชื่อ Luma Riverside Hotel เพื่อสาธิตการตั้งค่าและหน้าจอการใช้งานของ Portalista
โรงแรมกำหนดเงื่อนไข Wi-Fi ไว้ล่วงหน้าได้
ทีมไอทีสามารถเลือกเงื่อนไขการใช้งาน หรือ Policy สำหรับแขกของแต่ละโรงแรมไว้ใน Portalista เช่น ความเร็วอินเทอร์เน็ต จำนวนอุปกรณ์ และระยะเวลาที่ใช้งานได้ เมื่อแขกเข้าสู่ระบบสำเร็จ บัญชีที่สร้างขึ้นจะใช้เงื่อนไขเหล่านี้โดยอัตโนมัติ พนักงานจึงไม่ต้องสร้างบัญชีและเลือกสิทธิ์ใหม่ให้แขกทีละราย
วันหมดอายุของบัญชีสามารถอ้างอิงวันและเวลาเช็กเอาต์จาก OPERA Cloud ร่วมกับข้อจำกัดของ Policy ได้ โดยทีมติดตั้งจะต้องตั้งเขตเวลาและเงื่อนไขให้ตรงกับการให้บริการของโรงแรม
สำหรับพนักงานหน้าเคาน์เตอร์ คำแนะนำที่ให้แขกก็สั้นลงได้เป็น “เชื่อมต่อ Wi-Fi แล้วกรอกเลขห้องกับนามสกุลที่แจ้งไว้ตอนเช็กอินได้เลยค่ะ”
จากเลขห้อง สู่ประวัติที่ทีมโรงแรมค้นต่อได้
ลองนึกถึงช่วงเย็นที่แขกห้อง 400 ของ Luma Riverside Hotel โทรมาบอกว่า “เมื่อเช้ายังใช้ Wi-Fi ได้ แต่ตอนนี้เชื่อมต่อไม่ได้แล้ว” พนักงานมีเพียงเลขห้องกับช่วงเวลาที่แขกแจ้ง ก็สามารถเริ่มค้นหาบัญชีและส่งต่อข้อมูลให้ทีมไอทีตรวจสอบได้ โดยไม่ต้องขอให้แขกจำชื่อผู้ใช้ที่ระบบสร้างขึ้น
เบื้องหลังหน้าเข้าสู่ระบบที่มีเพียงสองช่อง เมื่อ OPERA Cloud ยืนยันการเข้าพักสำเร็จ Portalista จะสร้างหรือใช้บัญชี Internet User ที่ผูกกับการเข้าพักนั้น พร้อมนำชื่อ นามสกุล และเลขห้องจาก Oracle มาอัปเดตในบัญชี ทีมโรงแรมจึงค้นหาได้จากเลขห้องหรือชื่อ และเลือกกรองช่องทางการสมัครเป็น PMS Guest เพื่อดูเฉพาะบัญชีที่มาจากการเข้าสู่ระบบผ่าน PMS
เมื่อเปิด Usage Summary ของบัญชี พนักงานจะเห็นภาพรวมว่าใช้งานกี่ครั้ง ผ่านกี่อุปกรณ์ รวมระยะเวลาเท่าไร และมีปริมาณ Download กับ Upload เท่าไร ส่วน Usage Logs ช่วยไล่ดูแต่ละการเชื่อมต่อได้ละเอียดขึ้น ทั้งเวลาเริ่มและสิ้นสุด หมายเลข MAC และ IP ของอุปกรณ์ จุดที่ใช้งาน และ Policy ที่ได้รับ
ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้บทสนทนาระหว่างหน้าเคาน์เตอร์กับทีมไอทีชัดเจนขึ้น เช่น บัญชีของห้องนี้มีการเชื่อมต่อในช่วงที่แขกแจ้งหรือไม่ ใช้งานจากอุปกรณ์ใด และได้รับเงื่อนไขอินเทอร์เน็ตชุดไหน ทีมดูแลจึงมีข้อมูลประกอบการตรวจสอบ แทนที่จะเริ่มถามรายละเอียดใหม่ทั้งหมด
หากแขกเข้าสู่ระบบซ้ำในการเข้าพักครั้งเดิม ระบบจะใช้บัญชีเดิมต่อ แต่เมื่อเป็นการจองครั้งใหม่ จะมีบัญชีแยกให้แม้ใช้ห้องหมายเลขเดิม ประวัติจึงผูกกับแต่ละการเข้าพัก ชื่อในบัญชีเป็นข้อมูลจากการจอง ส่วนประวัติอุปกรณ์ช่วยให้เห็นการใช้งานที่เกิดขึ้นภายใต้บัญชีนั้น
ดูตั้งแต่ผ่านประตู จนถึงเข้าใช้งานจริง
Guest login logs บอกว่าการตรวจสอบเลขห้องและนามสกุลผ่านหรือไม่ ส่วน Usage Logs แสดงการใช้งานที่อุปกรณ์เครือข่ายส่งกลับมา โรงแรมจึงต้องตั้งค่าให้อุปกรณ์ส่งบันทึกการใช้งาน หรือ RADIUS Accounting มายัง Portalista เพื่อให้ตรวจสอบประวัติส่วนนี้ได้
ถ้าแขกเข้า Wi-Fi ไม่ได้ ตรวจสอบจากตรงไหน?
ปัญหาอาจเกิดจากนามสกุลที่กรอกไม่ตรงกับข้อมูลการเข้าพัก หรือรายการเข้าพักยังไม่อยู่ในสถานะเช็กอิน ทีมดูแลสามารถเปิดหน้า Guest login logs ใน Portalista เพื่อดูว่าแขกลองเข้าสู่ระบบเมื่อไร ใช้เลขห้องอะไร และระบบตรวจสอบผ่านหรือไม่ พร้อมเหตุผลประกอบ
ประวัตินี้ค้นหาได้ตามเลขห้อง ช่วงวันที่ และผลการเข้าสู่ระบบ รวมถึงส่งออกเป็น Excel ได้ จึงช่วยให้พนักงานส่งข้อมูลต่อให้ทีมไอทีตรวจสอบได้สะดวกขึ้น โดยประวัติการล็อกอินจะไม่บันทึกนามสกุลแขกหรือข้อมูลลับที่ใช้เชื่อมต่อ Oracle
หากผลขึ้นว่า Success แต่แขกยังใช้อินเทอร์เน็ตไม่ได้ หมายความว่าขั้นตอนตรวจสอบสิทธิ์ผ่านแล้ว ทีมไอทีสามารถตรวจสอบการเชื่อมต่อ Wi-Fi และอุปกรณ์เครือข่ายต่อได้
ก่อนเริ่มใช้งาน ต้องเตรียมอะไรบ้าง?
โรงแรมต้องมีสิทธิ์ใช้งาน API ของ OPERA Cloud ผ่าน OHIP สำหรับโรงแรมที่จะเชื่อมต่อ และเปิดใช้งาน PMS Integrations กับ OPERA Cloud บน Dashboard ของ Portalista จากนั้นจึงตั้งค่าข้อมูลโรงแรม หน้าเข้าสู่ระบบ และ Policy ที่ต้องการใช้ พร้อมทดสอบกับ Wi-Fi และอุปกรณ์เครือข่ายจริงก่อนเปิดให้แขกใช้งาน
การทำงานในเวอร์ชันปัจจุบันจะตรวจสอบข้อมูลกับ OPERA Cloud เมื่อแขกกดเข้าสู่ระบบแต่ละครั้ง หากมีการย้ายห้องหรือเช็กเอาต์ก่อนกำหนด ระบบยังไม่ได้ปรับสิทธิ์ของการเชื่อมต่อเดิมทันที โรงแรมจึงควรตกลงขั้นตอนดูแลกรณีเหล่านี้กับทีมติดตั้งก่อนเริ่มใช้งาน
สำหรับโรงแรมที่ต้องการลดการแจกบัญชี Wi-Fi และให้แขกเข้าสู่ระบบด้วยข้อมูลการเข้าพัก Portalista ช่วยนำข้อมูลที่มีอยู่ใน OPERA Cloud มาใช้กับบริการ Wi-Fi ได้ พร้อมเครื่องมือกำหนดสิทธิ์และตรวจสอบปัญหาสำหรับทีมโรงแรม
สนใจเชื่อมต่อ Portalista กับ OPERA Cloud?
ติดต่อทีม NVK เพื่อสอบถามรายละเอียดและวางระบบให้เหมาะกับโรงแรมของคุณได้เลย
