“Wi-Fi ของโรงแรมชื่ออะไรคะ?”
เป็นคำถามที่อาจตามมาทันทีหลังจากแขกรับคีย์การ์ด บางคนอยากส่งข้อความบอกที่บ้านว่าถึงแล้ว บางคนต้องเปิดอีเมลก่อนขึ้นห้อง ขณะเดียวกัน พนักงานหน้าเคาน์เตอร์ก็ยังมีแขกคนถัดไปรอเช็กอินอยู่
ลองนึกภาพว่าพนักงานส่งคูปองใบเล็กให้พร้อมคีย์การ์ด บนนั้นมีโลโก้โรงแรม ชื่อเครือข่ายที่ต้องเลือก ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านที่แยกกันชัดเจน พร้อมข้อความว่าหากต้องการความช่วยเหลือให้ติดต่อที่ไหน แขกหยิบกลับไปดูได้เอง โดยไม่ต้องพยายามจำข้อมูลทั้งหมดจากหน้าเคาน์เตอร์
เรื่องคล้ายกันนี้เกิดขึ้นได้ที่ร้านกาแฟ จุดลงทะเบียนงานสัมมนา หรือศูนย์บริการประชาชน คูปอง Wi-Fi เป็นกระดาษไม่กี่บรรทัด แต่เป็นสิ่งที่คนรับกำลังต้องการในจังหวะนั้น และหน้าตาของมันก็เป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์ที่สถานที่ส่งมอบให้ผู้มาใช้บริการ
Internet Coupon ของ Portalista เปิดให้จัดคูปองใบนี้ด้วยธีม สี โลโก้ และข้อความของสถานที่ แล้วบันทึกแบบไว้ให้ทีมงานนำกลับมาใช้ได้ ลองพาคูปองใบเล็กไปอยู่ในสามสถานที่ แล้วมองจากทั้งฝั่งคนที่รับและคนที่เตรียมคูปอง
จากแบบเริ่มต้น คูปองค่อย ๆ เปลี่ยนหน้าตาเมื่อเลือกธีมและเติมสีประจำสถานที่ พอได้แบบที่ลงตัวก็บันทึกไว้ให้ทีมงานหยิบมาใช้ต่อได้ ลองดูการใช้งานจริงในภาพเคลื่อนไหวด้านล่าง ตั้งแต่เลือก Theme จนขึ้นสถานะบันทึกสำเร็จ
หน้าเคาน์เตอร์โรงแรม แขกควรรู้ว่าต้องมองตรงไหน
ระหว่างเช็กอิน แขกได้รับข้อมูลหลายอย่างพร้อมกัน ทั้งหมายเลขห้อง เวลาอาหารเช้า และการใช้สิ่งอำนวยความสะดวก คูปอง Wi-Fi จึงควรอ่านแล้วเข้าใจได้เร็ว โดยเฉพาะชื่อเครือข่ายกับข้อมูลสำหรับเข้าใช้งาน
โรงแรมเล็ก ๆ อาจชอบคูปองเรียบสะอาด มีโลโก้อยู่ด้านบนและข้อความต้อนรับสั้น ๆ รีสอร์ตอาจเลือกพื้นที่หัวคูปองที่ให้โลโก้เด่นขึ้น ส่วนที่พักที่รับแขกต่างชาติอาจใช้คำกำกับภาษาอังกฤษให้ตรงกับสิ่งที่แขกเห็นบนหน้าล็อกอิน สิ่งสำคัญคือจัดลำดับข้อมูลให้เข้ากับคนที่จะถือคูปองใบนั้น
Portalista มีธีมให้เลือก 12 แบบ ซึ่งจัดวางส่วนหัว โลโก้ และข้อมูลบัญชีต่างกัน เมื่อเห็นภาพหลายแบบอยู่ในแกลเลอรีเดียวกัน ทีมงานจึงเทียบได้ว่าชื่อสถานที่ยาวแค่ไหน โลโก้เหมาะกับตำแหน่งใด และแบบไหนทำให้ชื่อผู้ใช้กับรหัสผ่านอ่านง่ายสำหรับงานของตัวเอง
ชื่ออย่าง Hotel, Café หรือ Event ช่วยให้เริ่มเลือกได้ง่ายขึ้น แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ตามชื่อเสมอไป โรงแรมอาจชอบหน้าตาคล้ายบัตรเดินทางของ Boarding Pass ส่วนสำนักงานอาจเลือกแบบ Hotel เพราะดูเรียบร้อย เมื่อได้โครงที่เหมาะแล้ว จึงเติมชื่อสถานที่ ชื่อ Wi-Fi และคำแนะนำที่แขกนำไปใช้ได้จริง
แม้แต่ข้อความท้ายคูปองก็มีประโยชน์ หากแขกอ่านแล้วรู้ว่าควรติดต่อแผนกต้อนรับเมื่อเชื่อมต่อไม่ได้ คูปองก็ยังช่วยบอกทางต่อได้หลังจากที่แขกเดินออกจากเคาน์เตอร์ไปแล้ว
ในคาเฟ่ คูปอง Wi-Fi ก็เข้ากับบรรยากาศร้านได้
เปลี่ยนจากล็อบบี้มาเป็นร้านกาแฟช่วงบ่าย ลูกค้าคนหนึ่งสั่งเครื่องดื่มแล้วหาที่นั่งเปิดโน้ตบุ๊ก บาริสตาส่งคูปอง Wi-Fi ให้พร้อมแก้วกาแฟ หากโทนสีและโลโก้บนคูปองไปในทางเดียวกับเมนูหรือป้ายบนโต๊ะ กระดาษใบนี้ก็กลายเป็นอีกชิ้นที่ดูเข้ากับร้านโดยไม่ต้องออกแบบใหม่ทั้งหมด
ร้านโทนไม้และครีมอาจเลือกส่วนหัวสีอ่อนกับช่องข้อมูลที่ดูสบายตา ร้านที่ใช้สีเขียวเข้มเป็นสีประจำแบรนด์อาจหยิบสีนั้นมาไว้ที่หัวคูปอง แล้วใช้สีอ่อนคนละเฉดแยกชื่อผู้ใช้กับรหัสผ่าน เวลาพนักงานบอกว่าให้ดูช่องไหน ลูกค้าก็มองตามได้ง่ายขึ้น
สีใน Portalista ปรับแยกได้ทั้งพื้นหลังส่วนหัว ช่องชื่อผู้ใช้ ช่องรหัสผ่าน และส่วนชื่อเครือข่าย Wi-Fi จึงเลือกได้ว่าจะให้ส่วนไหนเด่นหรือกลมกลืน โดยยังเห็นผลบนตัวอย่างคูปองระหว่างปรับ และระบบช่วยเลือกตัวหนังสือสีดำหรือสีขาวตามพื้นหลังให้อ่านชัดขึ้น
สำหรับร้านที่มีลูกค้าหลายวัย ความอ่านง่ายยังสำคัญกว่าการใช้สีให้ครบทุกช่อง ข้อความสั้น ชื่อเครือข่ายที่เห็นชัด และคำแนะนำที่ไม่แน่นจนเกินไป อาจเหมาะกับการใช้งานมากกว่าคูปองที่ใส่รายละเอียดทุกอย่างไว้ในพื้นที่เดียว
ก่อนประตูห้องสัมมนาจะเปิด ทีมงานมีเรื่องให้เตรียมอีกมาก
วันจัดงานมักเริ่มต้นเร็วกว่าเวลาที่ผู้ร่วมงานมาถึง ทีมลงทะเบียนกำลังเรียงป้ายชื่อ ตรวจรายชื่อ และตอบคำถามเรื่องห้องประชุม หากต้องแจกข้อมูล Wi-Fi ด้วย การเตรียมคูปองให้พร้อมตั้งแต่ก่อนเปิดจุดลงทะเบียนก็ช่วยให้อีกหนึ่งรายละเอียดอยู่ในที่ของมัน
ผู้จัดอาจเลือกเลย์เอาต์ที่คล้ายบัตรงาน ใส่ชื่องานและสีให้สอดคล้องกับป้ายต้อนรับ เมื่อคูปองถูกส่งไปพร้อมป้ายชื่อ ผู้ร่วมงานก็มีข้อมูลสำหรับเชื่อมต่ออยู่กับตัว และกลับมาดูได้ระหว่างพักเบรกหรือก่อนเริ่มกิจกรรมที่ต้องใช้อินเทอร์เน็ต
เนื้อหาบนคูปองควรสอดคล้องกับคำถามที่ผู้ร่วมงานน่าจะมีด้วย งานที่ใช้ทั้งโทรศัพท์และโน้ตบุ๊กอาจอยากให้จำนวนอุปกรณ์เห็นชัด ส่วนบัญชีที่มีวันหมดอายุก็ควรพิจารณาแสดงข้อมูลนั้น เพื่อให้คนรับเข้าใจเงื่อนไขของบัญชีที่ได้รับ
Portalista ให้เลือกแสดงหรือซ่อนชื่อแพ็กเกจ จำนวนอุปกรณ์ ความเร็วอินเทอร์เน็ต วันหมดอายุ และระยะเวลาต่อ Session ได้ทีละรายการ จึงไม่ต้องตัดสินใจว่าจะใส่ทั้งหมดหรือซ่อนทั้งหมด การเลือกนี้เป็นเรื่องข้อมูลที่พิมพ์บนคูปอง ส่วนเงื่อนไขการใช้งานจริงยังเป็นไปตาม Policy ของบัญชี
แนวคิดเดียวกันนำไปใช้กับผู้มาติดต่อสำนักงานหรือศูนย์บริการได้เช่นกัน เริ่มจากสิ่งที่ผู้รับต้องรู้ในช่วงเวลาที่อยู่ในสถานที่นั้น แล้วจัดคูปองให้ตอบคำถามเหล่านั้นอย่างกระชับ
พอเปลี่ยนกะ คนถัดไปไม่ควรต้องเริ่มออกแบบใหม่
สิ่งที่ทั้งโรงแรม คาเฟ่ และงานอีเวนต์มีร่วมกันคือ งานไม่ได้จบที่คนออกแบบคูปองคนแรกเสมอไป พนักงานกะเช้าอาจจัดแบบไว้ แต่คนที่ต้องพิมพ์คูปองรอบถัดไปเป็นเพื่อนร่วมกะ หรือผู้ดูแลอีกคนที่เปิดระบบจากคอมพิวเตอร์คนละเครื่อง
เมื่อบันทึกด้วย Save design แบบคูปองจะถูกเก็บไว้กับ Dashboard ทั้งธีม โลโก้ สี ข้อความ และข้อมูลแพ็กเกจที่เลือกแสดง คนที่กลับมาเปิดหน้าออกแบบจึงมีแบบที่ทีมตกลงกันไว้เป็นจุดเริ่มต้น แทนที่จะต้องถามกันอีกครั้งว่าควรใช้สีไหนหรือเขียนข้อความอย่างไร
แต่ละ Dashboard ใช้แบบคูปองที่บันทึกไว้ร่วมกันหนึ่งชุด ไม่ได้เก็บคนละแบบแยกตาม Coupon Set ดังนั้นเมื่อทีมเปลี่ยนและบันทึกแบบใหม่ แบบนั้นจะเป็นค่ากลางสำหรับการเปิดใช้งานครั้งถัดไปใน Dashboard เดียวกัน ส่วนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านยังเป็นข้อมูลของแต่ละบัญชี ไม่ได้ถูกเก็บรวมไปกับแบบคูปอง
เมื่อทุกอย่างลงตัวแล้ว คูปองที่พิมพ์ออกมาก็พร้อมอยู่ข้างคีย์การ์ด ข้างแก้วกาแฟ หรือในซองเอกสารของผู้ร่วมงาน คนรับมีข้อมูลที่ต้องใช้ ส่วนทีมงานมีแบบที่นำกลับมาใช้ได้ การเตรียมคูปองรอบต่อไปจึงเริ่มจากงานที่พร้อมอยู่แล้ว
หากกำลังวางรูปแบบบริการ Wi-Fi ให้โรงแรม ร้านค้า สำนักงาน หรือพื้นที่จัดงาน ลองเริ่มจากคำถามง่าย ๆ ว่า “คนรับคูปองต้องรู้อะไร และเราจะช่วยให้เขาหาข้อมูลนั้นเจอได้อย่างไร” แล้วใช้ธีม สี และข้อความมาช่วยจัดคำตอบให้อยู่บนคูปองใบเดียว
ดูตัวเลือกและรายละเอียดการตั้งค่าได้ใน คู่มือ Internet Coupon หรืออ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Portalista หากอยากคุยถึงการนำไปใช้กับสถานที่ของคุณ ทีม NVK พร้อมช่วยแนะนำ
