🔧 RMA — ศูนย์ซ่อม/เคลมสินค้า

งานส่งซ่อมจากลูกค้า (หน้าเช็คประกัน) · รับของ → ช่างตรวจ → สรุปผล + แจ้งลูกค้าอัตโนมัติ
คู่มือสำหรับเจ้าหน้าที่ NVK — คลิกแต่ละหัวข้อเพื่อดูรายละเอียด (Admin = ฝ่ายรับเรื่อง/ปิดงาน · Engineer = ทีมช่าง)
ภาพรวม — งาน RMA มาจากไหน และไหลอย่างไร
งานส่งซ่อม/เคลมเข้าระบบได้ 3 ทาง:
  • ลูกค้าทั่วไป — แจ้งเองจากหน้า /service/warranty/ (เช็คประกัน → ติ๊กสินค้า → กรอกฟอร์ม)
  • Partner (🤝) — แจ้งจาก /portal/claims/ หลัง login (ข้อมูลบริษัทกรอกอัตโนมัติ)
  • หน้าร้าน (🏪) — Admin สร้างเองด้วยปุ่ม "➕ รับของหน้าร้าน" (ลูกค้า walk-in/โทรมา)
ทุกงานไหลตามสถานะนี้: รอรับของ → รับของแล้ว → กำลังตรวจ/ซ่อม (🔧ช่าง) → ตรวจเสร็จ (👔แอดมิน) → [รอของ vendor] → ปิดงาน · ช่างตรวจครบระบบส่งอีเมลผลตรวจให้ลูกค้าอัตโนมัติ
ระบบเช็คประกันจาก SAP ให้อัตโนมัติทุก Serial (ป้าย ในประกัน/หมดประกัน) และส่งอีเมลแจ้งลูกค้าทุกขั้นสำคัญเอง
Admin ขั้นที่ 1 — รับของเข้าระบบ
  1. เปิดแท็บ "รอรับของ" — งานใหม่จากลูกค้าอยู่ที่นี่
  2. เมื่อพัสดุมาถึงจริง คลิกที่การ์ดงาน → กด "📦 รับของเข้าระบบ"
  3. ระบบจะเปลี่ยนสถานะเป็น "รับของแล้ว" และส่งอีเมลแจ้งลูกค้าอัตโนมัติว่าได้รับสินค้าแล้ว
💡 ก่อนกดรับของ ตรวจว่าเลขงาน (RMA) บนกล่องตรงกับในระบบ และมีอุปกรณ์ครบ (ตัวสินค้า + adapter)
Admin รับของหน้าร้าน / สร้างงานเอง (walk-in)
ใช้เมื่อลูกค้าเดินเข้ามาเองหรือโทรมาแจ้ง (ไม่ได้แจ้งผ่านเว็บ):
  1. กดปุ่ม "➕ รับของหน้าร้าน / สร้างงานเอง" มุมขวาบน
  2. กรอกชื่อ + เบอร์โทรลูกค้า (บริษัท/ที่อยู่/อีเมล ไม่บังคับ)
  3. ใส่ Serial Number + อาการเสีย (เพิ่มหลายรายการได้) → กด "🔍 เช็คประกันทุกรายการ" เพื่อดูสถานะประกันทันที
  4. กด "💾 สร้างงาน" — งานจะเข้าสถานะ "รับของแล้ว" เลย (ข้ามขั้นรอส่งของ)
💡 ถ้าลูกค้าไม่มีอีเมล ระบบจะไม่ส่งอีเมลอัตโนมัติ — ให้โทรแจ้งผลเอง (งานยังทำครบทุกขั้นได้ปกติ)
Engineer ขั้นที่ 2 — รับงาน + บันทึกผลตรวจ
  1. เปิดแท็บ "รับของแล้ว" → คลิกงาน → กด "👨‍🔧 รับงานตรวจ" (ชื่อคุณจะขึ้นเป็นผู้รับผิดชอบ) หรือ Admin กด "มอบหมายช่างอื่น" ได้
  2. ตรวจสินค้าแล้วบันทึกผลรายชิ้นในตาราง — แต่ละชิ้นเลือก:
    • เสีย / ไม่เสีย
    • ในประกัน / นอกประกัน (ระบบเดาให้จาก SAP แต่แก้ทับได้)
    • ผลดำเนินการ: เปลี่ยนตัวใหม่ (ใส่ SN ใหม่) · ซ่อมแล้วคืนตัวเดิม · ไม่พบอาการเสีย-คืน · เคลมไม่ได้-คืน · หรือ 💰 เสนอราคาซ่อม (นอกประกัน)
  3. กด "💾 บันทึกผลตรวจ" — เมื่อครบทุกชิ้น สถานะจะเป็น "ตรวจเสร็จ"
⚠️ กรณี "เปลี่ยนตัวใหม่" อย่าลืมใส่ Serial ตัวใหม่ในช่อง SN ใหม่ — และต้องไปลงทะเบียนประกันของ SN ใหม่ใน SAP เองด้วย (ระบบยังไม่เขียนกลับ SAP ให้)
💰 เคสนอกประกัน — มีค่าซ่อม
  1. ช่าง ตรวจแล้วเลือกผลดำเนินการตามจริง (ซ่อม/เปลี่ยน) — ยังไม่ต้องใส่ราคา
  2. Admin ในขั้น "ตรวจเสร็จ" ใส่ ค่าซ่อม (บาท) ไว้เป็นบันทึกภายใน (ถ้ามี)
  3. Admin ประสาน/แจ้งค่าซ่อมกับลูกค้าเอง (โทร/อีเมล/LINE) และเก็บเงินนอกระบบ
  4. เมื่อตกลงกับลูกค้าแล้ว → กด "✅ ปิดงาน" ได้เลย
💡 ค่าซ่อมที่ใส่เป็นแค่บันทึกภายในของทีม — ระบบไม่ส่งให้ลูกค้ากดอนุมัติ (แอดมินคุยกับลูกค้าเอง)
Admin ขั้นที่ 3 — ปิดงาน + แจ้งลูกค้า
  1. เปิดแท็บ "ตรวจเสร็จ รอปิด" → คลิกงานที่ตรวจครบแล้ว
  2. กด "✅ ปิดงาน + อีเมลแจ้งผลลูกค้า"
  3. ใส่เลขพัสดุที่ส่งคืน (หรือเว้นว่างถ้าลูกค้ามารับเองที่บริษัท) → ยืนยัน
  4. ระบบส่งอีเมลสรุปผลรายชิ้นให้ลูกค้าอัตโนมัติ
ความหมายของสถานะงาน + แท็บ 📊 สถิติ
สถานะหมายถึง
รอรับของลูกค้าแจ้งแล้ว รอพัสดุเข้ามา
รับของแล้วNVK รับของ รอช่างรับงาน
กำลังตรวจ/ซ่อมช่างรับงานแล้ว กำลังดำเนินการ
ตรวจเสร็จผลตรวจครบทุกชิ้น รอ Admin ปิดงาน
ปิดงานเสร็จสิ้น จัดส่ง/รับคืนแล้ว
แท็บ "📊 สถิติ SLA" ดูจำนวนงาน/รายเดือน/รายช่าง และเวลาเฉลี่ยแต่ละขั้น (รับของ → ตรวจเสร็จ → ปิดงาน)
เกร็ด & ข้อควรรู้
  • ทุกงานมี Timeline บันทึกว่าใครทำอะไรเมื่อไร + log อีเมลที่ส่ง (สำเร็จ/ล้มเหลว) — ดูในหน้ารายละเอียดงาน
  • เพิ่ม บันทึกภายใน (ลูกค้าไม่เห็น) ได้ที่ช่องใต้ Timeline
  • ลูกค้าติดตามสถานะเองได้ด้วยเลขงานอย่างเดียว (ไม่ต้องใช้อีเมล) — งานรุ่นใหม่เลขจะยาว 8 ตัวเดาไม่ได้
  • รูปที่ลูกค้าแนบมาดูได้ในหน้ารายละเอียดงาน (คลิกเปิดเต็ม)
  • ที่อยู่ส่งเคลม: ฝ่ายเคลมสินค้า NVK — 1/5 ซ.พหลโยธิน 40 จตุจักร กทม. 10900 · โทร 0 2940 2070 ต่อ 3